マンション管理組合は個別にさまざまな事情を抱えています。同時に、管理会社も企業ごとに方針や対応方法が異なります。
私たちは、管理組合に対し調査項目に沿ってきめ細やかなヒアリングをおこない、いま見えている課題だけでなく、これから見えてくる課題を抽出。管理会社に必要な条件や管理組合の要望をくみ取っていきます。
課題や条件、要望を明確にしたら、解決・実現のための方法を理事の方々と相談しながら検討を進めていきます。
単純に管理会社を変更するだけで解決する問題ではない場合もあります。
そのときは、管理規約や細則を見直したり、管理会社に対する交渉や折衝のコツ・ポイントをアドバイスします。
管理組合の理事は、そのほとんどが無償でおこなうもの。
「本気になっただけ損をする」「仕事以上のストレス」
という声も多く寄せられるほどです。私たちも、何度も自分のマンションの理事を経験したことがあるので、そのお気持ちは本当によくわかります。
だからこそ、私たちががご提供するサービスのゴールは、管理会社を変更することではなく、ご相談にいらしていただいた理事会の方々の負担やストレスを解消することだと肝に銘じています。
新築時に入居してから28年。ずっといまの管理会社に委託を続けていましたが、総会の議事録に肝心なことが記載されていなかったりと、ところどころに不十分な部分が散見されていました。理事長が指摘をしても「議事録には記載していませんが、説明しました」とわけのわからない言い訳をされてしまい…。
この状況を、同じさいたま市内にある彩の国マンション管理センターさんに相談を持ちかけ、いままでの経緯や不満を持ったきっかけ、交渉内容などをひととおり話しました。
「なるほど、会話が成り立たないような相手だと、担当者を変更してもらうことが先決ですね」と、さっそく管理会社への交渉をはじめてくれました。
すると、担当者の上席が出てきたはいいものの、同じような対応で、どうにも要領を得ない…。
粘り強く折衝を続けてくれましたが、のれんに腕押し・ぬかに釘の状態で。
センターの方と相談を重ねた結果、管理会社を変更することにしました。
変更するにあたり、センターの方は、私たちが管理会社に求めていることに優先順位をつけ、整理してくれました。
整理した情報をクリアしているかどうかを基準に、3社から見積をもらい、ヒアリング(面接)をおこないました。
ヒアリング時のチェックポイントもあらかじめアドバイスしてもらっていたので、とてもスムーズに進行でき、最後の選定にもたいへん役立ちました。
新しい管理会社が決まったあとは、私たち管理組合にとって不利な条件になっていないかと管理規約をチェックしてくれたり、少しでもわかりづらい部分があれば管理会社に問い合わせて確認してくれたり…。
単なる変更サポートだけでなく、変更後のチェックやアドバイスもおこなってくれたことに、とても感謝しています。
彩の国マンション管理センターさんには、この管理会社の見直しサポートだけでなく、修繕委員の発足や大規模修繕工事のコンサルタント選定など、マンション運営の多くを見てもらっています。
私たちのマンションは、いわゆるタワー&メガマンションで、どうしても管理組合のまとまりに欠けてしまうところがあります。例にもれず、理事長も1年おきの輪番制。管理会社まかせになっている管理組合の典型的なケースでした。
そんななか、マンションの設備の契約見直しを行い、ある契約が適正な契約で発生する金額と比較して、年間で約130万円も損している事実が明るみに出たのです。
管理組合内では「管理会社を見直すべき」というムード一色に…。
そんななか、彩の国マンション管理センターさんは「これまでの契約内容などを確認しないままに管理会社を替えるだけは意味がありません。」といって、管理委託契約書や点検報告書など何百枚もある書類の読み込みを始めました。
その上で、管理会社にとって都合のいい内容になっている項目にチェックを入れ、1つずつ管理会社に交渉、変更を求めてくれました。
結果、管理組合に有利な内容に変更できた上、管理費も削減することができました。
また、規約内で変更となった箇所について、それによって管理組合が受けるメリット・デメリットについてわかりやすく説明し、全体に周知してくれました。
彩の国マンション管理センターさんは「管理会社はどこも一緒。重要なのは、どうつき合っていくかです」といっていました。
確かに、これまで管理委託契約書などをきちんと見たこともない私たちが、自力で管理会社を変更しただけでは、また二の舞いになっていたのではないかと思います。
本当にありがとうございました!
当時の管理会社に対して、契約書に記載されている管理業務をおこなっていない、勃発するマンション内の問題に向き合ってくれないなどの不満がたまりにたまり、管理組合内で管理会社を変更することは決まったのですが、どのように進めればいいかわからず、インターネットで知った彩の国マンション管理センターに相談しました。ホームページからメールで相談したところ、すぐに連絡があり、打ち合わせ日時からその日に必要な資料などについて的確に指示がありました。
打ち合わせでは、担当の方が管理委託契約書の内容を確認しながら、テキパキと書き込みをしたり、私たちにいろいろと質問・確認をしたり…。
その後、新しい管理会社の決定と、現管理会社の解約通知提出までのスケジュールに落とし込んでくれました。その上、スケジュールに記載されていた項目ごとに、私たちが何をすればいいか丁寧に教えてくれました。最も助かった!と思ったことは、私たちの漠然とした不安や不満を明確にくみ取り、新しい管理会社を募集する際に開示する「要綱書」に盛り込んでくれたことです。
駐輪場に置ききれず共用廊下に自転車を置く家庭が多いこと。マンションの目玉であるミニショップの維持費用のこと。夜間防犯対策の管理費用のこと。修繕積立金の値上げ問題、居住者のルール違反問題…。
新しい管理会社候補となる6社に対し、これらの問題をどのように解決するかを提案してもらい、その提案内容を各社の比較要素の1つにするというのはどうかという進言には、ハッとさせられました。私たちだけでは、とてもそんなことを考える余裕がありませんでしたから。
組合員数が295名もいるマンションで、何かを変えようとするにはとても労力が要ります。ですが、管理会社との契約は、組合のお金に関わる非常に重要なこと。自分たちだけでなんとかしようとせず、彩の国マンション管理センターさんのような第3者の知恵を借りることはとても有効な手段だったと感じています。
電話もしくはメールでお問い合わせいただき、ご相談日時を決めます。
お仕事のご都合などでご来訪が難しい場合は、ご指定の場所まで伺うことも可能です。
管理会社の見直しや変更に関するご相談だけでなく、マンション内で抱えている問題があれば遠慮なくお伝えください。管理会社との関係性やつきあい方が問題の原因になっていることがあります。
なお、ご相談回数は、抱えている問題によりますが2?3回ほどがめやすになります。
ご相談やお打ち合わせ内容によって調査にお時間をいただく場合があります。
マンション管理組合は個別にさまざまな事情を抱えているもの。伺ったお話をもとに、あなたのマンションにとって最適な見直し方法をご提案します。
私たちが掲げている3つのポイントを指標とし、単に管理会社を変更するだけではなく、いまの管理会社との交渉や契約見直しなど、あなたのマンションの状況に合った方法で見直しを進めていきます。
見直し後には、管理会社との折衝のアドバイスもおこないます。
初回の面談時には、どのような資料が必要ですか?
現在の委託契約書、各種点検報告書、分譲時の販売パンフレットなどが必要となります。状況により書類がご用意できない場合でも、お気軽にご相談ください。
管理会社を変更するにはどのような手続きが必要ですか?
理事会で管理会社を選定した後、総会決議が必要となります。なお、スムーズに進めていくためには、管理組合に向けて進捗状況を広報することがとても重要です。もちろん、広報のタイミングや内容についてもアドバイスいたします。
管理会社を変更する場合、どのようなサポートを行ってくれるのですか。
管理組合ごとに個別の事情を抱えているため、サポート内容は若干異なりますが、見直しのスケジュール作成から、管理会社の選定補助、総会用の資料作成、新しい管理規約のチェック、現在の管理会社との引継などをサポートします。
彩の国マンション管理センターは、分譲マンションに暮らす方々に、よりよいマンション管理運営を実現していただくことを目的に誕生した非営利の団体です。マンション管理運営の相談、助言などをおこなうことにより、マンションに住まう方々の生活の安定向上を図ることを目的として2015年4月に設立致しました。
法人名 | 一般財団法人 彩の国マンション管理センター |
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代表理事 | 近藤 博 |
所在地 | 〒336-0018 さいたま市南区南本町1-3-13 瀬里花ビル5F |
電話 / FAX | 048-711-5485 / 048-711-5486 |