ここでは、見積合わせ方式で施工会社を選定する場合の流れをご紹介します。
理事や修繕委員が手分けをし、インターネットで候補となる依頼先を検索したり、管理会社やコンサルタントの手を借り、専門紙で公募をするのが一般的です。
集まったら、まずは書類選考で見積合わせに参加する会社を5〜10社程度に絞り込みます。
施工会社が数量や単価を割り出すための資料を配布する準備をおこないます。見積条件書や項目書、工事仕様書、改修図などはコンサルタントが作成しますが、管理組合で管理している新築時の竣工図書や修繕履歴がわかる図書などは理事または修繕委員が手配をします。
用意した交付図書を見積依頼会社に配布・説明をおこないます。また、屋上や廊下などの施工範囲を中心に、建物内をまわります。
現場説明時に配布した資料や現場状況などについて、施工会社から質問があった場合は、コンサルタントを通じて回答します。
見積内容や項目、数量、合計金額のほか、工事工程や工事体制について確認していきます。コンサルタントからのアドバイスを受けながら、ヒアリング対象となる施工会社を3〜5社程度に絞ります。
必要があれば、ここで再見積もりを依頼する場合もあります。
会社基盤や組織体制、施工管理体制、現場体制などについて話を聞きます。提示された総工事費だけでなく、各社のやる気や熱意、説明の的確さなどで判断します。
施工会社のヒアリング終了後、立会人で意見交換をおこない、1社を内定します。その後、理事会や総会の決議を経て、業務委託契約の締結となります。
