Q. 管理組合の理事をしています。今度の総会に出席できない組合員に対して、「委任状か議決権行使書のどちらかを提出してください」と伝えていたのですが、その方は両方を提出してきました。

このような場合、どちらを優先すべきなのでしょうか？

A. 議決権行使書とは、事前に知らされていた議案に対して賛否を記載するもので、これを提出することによって、総会に参加しなくても議決権を行使することができます。一方の委任状は、議案に対する賛否を代理人に委ねるというものです。

議決権行使書と委任状は、通常そのどちらか一方だけを提出するものですが、ご相談のように、誤って両方を提出してしまうこともよくあります。その場合、議決権行使書の方が組合員の意思が明確なため、議決権行使書を優先し、委任状は返却してください。

なお、文字が読み取れなかったり、用紙が汚れてしまって賛成・反対の記載が明確でないこともよくありますが、そのような場合は電話などで本人に確認するようにしましょう。