Q. 1年ほど前に中古マンションを購入し、今度、初めて総会に参加することになりました。そこで議事録の作成を行うことになったのですが、これまで議事録を作成した経験がありません。どの程度正確にすればいいのでしょうか？

A. 後々トラブルにつながらないよう、総会では議事録の作成は必須事項であり、作成を行わないこと、記載すべき事実を怠った場合、事実と異なる記載があった場合は区分所有法第71条によって罰せられるため十分に注意が必要です。しかし、区分所有法では、「議論の経過」と「その結果」に関する記録が求められているだけで、さらに詳しいことまでは踏み込まれおりません。従って、その裁量は管理組合に任されています。

発言者の一言一句を記載する必要はありませんが、議事の経過として議題や議案、討議内容と決議事項を記載すべきであり、きちんと決議されたかの根拠を示すため、組合員総数、議決権総数、書面や代理人出席を含む出席者数、議案ごとの賛成組合員数、議決権数を記載するのが望ましいです。

なお、総会の配られた資料も保存しておくとよいでしょう。

議事録は、作成後、総会の議長と参加した組合員2名の署名と押印が必要になるので、忘れないように注意しましょう。