Q. 先日総会を行い、管理会社が作成した議事録の確認をしました。議長（理事長）である私と、理事会メンバー2名が署名・捺印し、組合員全員にコピーを配布したのですが、何名かから誤りがあるという指摘を受けました。確認したところ、たしかに細かい誤字脱字がありました。ただ、総会の内容の記載自体に誤りがあったわけではないので、このままでもいいかと思っています。

このように、議事録に誤りがあった場合、どうすべきなのでしょうか？

A. 総会の議事録は、管理組合の運営で必要とされる文書の中でも最も重要なもののひとつです。管理組合で銀行口座を持つときや法人化の申請の際などには総会議事録がなくてはならないときもあります。そのため、議事録の内容に誤りがないよう、細心の注意を払うようにしましょう。

万が一議事録の内容を誤ってしまった場合、速やかに訂正を行い、改めて議長（理事長）と理事会メンバーの署名捺印をするようにしましょう。その際、議事録中に再作成したことと、以前の議事録は無効になることを記載しておくと、後々トラブルにつながりにくくなるでしょう。

今回のご相談の場合、内容に間違いはなく、細かな誤字脱字がある程度ということですが、そのような場合も訂正を行った方が得策です。ただし軽微な訂正ですので、組合員に議事録をすべて印刷し直して再配布をするのではなく、正誤表を作成して配布するという程度の対応で問題ありません。